Fysieke datadragers vernietigen: wanneer is het écht nodig?

Informatie is tegenwoordig een van de meest waardevolle bezittingen van uw organisatie. Het per ongeluk lekken van data kan leiden tot forse schade, zowel financieel als reputatief. Niet alleen persoonsgegevens vallen hieronder, maar ook strategische documenten, klantinformatie en financiële gegevens. Daarom is het zorgvuldig omgaan met afgeschreven IT-apparatuur van cruciaal belang. Naast data wiping is in sommige gevallen het vernietigen van datadragers de enige verstandige keuze.

Voorkom blijvende schade door achtergebleven data

Datalekken ontstaan niet alleen door cyberaanvallen of menselijke fouten in actieve systemen. Ook oude harde schijven, SSD’s, tapes en USB-sticks kunnen jarenlang gevoelige data bevatten. Als deze apparaten niet goed worden afgevoerd of verwerkt, kunnen derden ze in handen krijgen, met alle gevolgen van dien.

Zeker nu de toezichthouders strenger controleren op naleving van de AVG en andere privacywetgeving, is een sluitende aanpak rondom dataverwijdering geen optie meer, maar een verplichting. Zowel technische als juridische zekerheid is nodig om risico’s uit te sluiten.

Wanneer is data wiping voldoende, en wanneer niet?

In veel gevallen is data wiping, waarbij de inhoud van een opslagmedium grondig wordt overschreven, een uitstekende oplossing. Het apparaat blijft bruikbaar, terwijl de data onherstelbaar verwijderd is. Deze methode is onder meer geschikt voor apparatuur die wordt hergebruikt, verkocht of teruggaat naar een leasemaatschappij.

Toch zijn er situaties waarin data wiping niet volstaat. Denk aan:

• Defecte of beschadigde opslagmedia

• Apparaten die verouderd zijn en niet meer functioneren

• Zeer gevoelige gegevens die extra zekerheid vereisen

• Bedrijfsbeleid of sectorregels die fysieke vernietiging voorschrijven

In die gevallen is fysieke vernietiging de enige manier om 100% zekerheid te bieden.

Het belang van het vernietigen van datadragers

Het vernietigen van datadragers betekent dat de fysieke informatiedrager zodanig wordt verwerkt, bijvoorbeeld door shredden of degaussen, dat terughalen van data onmogelijk wordt. Dit proces moet uiteraard professioneel worden uitgevoerd, met inachtneming van milieu- en veiligheidsnormen.

Voordelen van fysieke vernietiging zijn onder andere:

• Maximale dataveiligheid, zelfs bij beschadigde of onleesbare apparaten

• Voldoen aan strengere wet- en regelgeving, bijvoorbeeld in finance, overheid en zorg

• Gemoedsrust voor compliance officers en IT-verantwoordelijken

Bij CTC wordt dit proces volledig traceerbaar uitgevoerd, inclusief een vernietigingsrapport en, indien gewenst, een certificaat per apparaat.

Veilig, transparant en verantwoord

Een professionele IT-partner zorgt ervoor dat het vernietigingsproces veilig, transparant en verantwoord verloopt. Dat betekent:

• Gesloten logistiek transport van de datadragers

• Fysieke vernietiging op locatie of in beveiligde faciliteiten

• Gedetailleerde rapportages van elk verwerkte drager

• Verantwoorde verwerking van restmateriaal volgens milieunormen

CTC biedt hierbijeen totaaloplossing, zodat u geen risico loopt en tegelijk voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van dataveiligheid en duurzaamheid.

Samenvatting

Het zorgvuldig omgaan met oude datadragers is essentieel om datalekken te voorkomen. Hoewel data wiping in veel gevallen volstaat, is het vernietigen van datadragers onmisbaar in situaties waar apparaten niet meer bruikbaar zijn of extra zekerheid vereist is. Door samen te werken met een ervaren en gecertificeerde IT-partner, kiest u voor maximale bescherming van uw gegevens én uw organisatie.